Zalety systemów POS w biznesie

Czym jest program dla gastronomii i co oznacza słowo POS? POS to skrót pochodzący od ang. „Point-of-sale” czyli punkt sprzedaży detalicznej w sklepach i lokalach gastronomicznych. To zintegrowany punkt sprzedaży, na który składa się terminal dotykowy, oprogramowanie do obsługi sprzedaży oraz urządzenia fiskalne. Najczęściej systemy POS stosuje się w sklepach detalicznych, gastronomii (np. bary, kawiarnie, restauracje, pizzerie) oraz w obiektach noclegowych (hotele, motele).

Rozwiązań POS na rynku jest sporo. Bardzo łatwo jest wydać za dużo na rzeczy, których nie będziemy potrzebować. Z drugiej strony, system POS pozbawiony funkcjonalności potrzebnych w naszym biznesie, może i będzie tani, ale nie ułatwi nam biznesu. Czyli w efekcie będzie kosztem, ale już niekoniecznie inwestycją.

Dlatego bardzo się opłaca zlecić analizę przedwdrożeniową. W jej ramach specjaliści przyglądają się wszystkim procesom w firmie, które mogą mieć związek z obsługą i sprzedażą. I analizują, w których momentach system informatyczny może ułatwić pracę, jak zredukować czas pracy pracowników, ile błędów można wyeliminować. A w konsekwencji – ile złotówek można zaoszczędzić. Jeśli koszt nowych rozwiązań jest niższy niż spodziewane korzyści – już wiadomo, że warto zainwestować.

System POS powinien być odpowiednio zintegrowany z narzędziami księgowymi i do zarządzania. Właściciele firm używają systemu POS do analizy historii sprzedaży, kosztów, przepływów i rentowności biznesu. System ułatwia zarządzanie dzięki dodatkowym funkcjonalnościom: szybkim aktualizacjom cen, bazie kontrahentów, czy modułowi inwentaryzacyjnemu.

Zalety systemów POS:

• łatwość stosowania (producenci systemów POS dążą do maksymalnego upraszczania interfejsu – tak, aby operacje przy jego użyciu przebiegały szybko i intuicyjnie),
• szybkość wprowadzania danych (systemy POS obsługują m.in. czytniki kodów kreskowych, dzięki czemu wprowadzanie danych przebiega sprawnie i bez problemów),
• sprawna aktualizacja informacji o produktach, usługach i ich cenach (dzięki masowej aktualizacji, wprowadzenie zmian w opisach czy cenach produktów jest możliwe za pomocą kilku kliknięć),
• szerokie możliwości konfiguracyjne,
• obsługa różnorodnych ścieżek sprzedaży / modeli biznesowych (wiele systemów POS jest w stanie dopasować się do specyfiki konkretnego biznesu – dzięki czemu sprawdzą się zarówno w sklepie, w punkcie fryzjerskim, jak i w restauracji),
• bezpieczeństwo (dzięki minimalizacji czynnika ludzkiego, niwelowane jest ryzyko błędów – np. obliczeniowych, minimalizowane jest ponadto ryzyko nadużyć ze strony personelu),
• wbudowane mechanizmy rozliczeniowe (m.in. automatyczne naliczanie podatku VAT).

Jakie funkcje powinno mieć  oprogramowanie POS dla gastronomii.

1. Łatwość użytkowania – jeśli decydujesz się na oprogramowanie typu POS nie decyduj się na pozorne oszczędności typu zastąpienie ekranu dotykowego myszką. W rzeczywistości będzie to utrudnienie, bo dotykowy ekran jest zdecydowanie szybszy w obsłudze, niż obsługa zwykłego monitora za pomocą myszy. Musisz pamiętać również, że każde oprogramowanie typu POS jest elastyczne i dobry dostawca skonfiguruje je tak, że będzie jak najłatwiejsze w obsłudze. Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakupie i konfiguracji, sprawdź na stronie systemy POS.
2. Program lojalnościowy – szczegółowe raporty sprzedaży pozwolą Ci sprawdzić, jacy klienci ile wydają w Twoim lokalu. Takich klientów możesz nagrodzić kartą lojalnościową, która pozwala np. na zbieranie punktów i wymianę ich na rabaty czy darmowe dania.
3. Wsparcie techniczne – w przypadku problemów z działaniem oprogramowanie gastronomicznego notujesz straty związane z przestojami lokalu. Żaden lokal nie może sobie na to pozwolić. Oprogramowanie nie jest niestety niezawodne, dlatego konieczny jest wybór dostawcy lub producenta, który zapewnia pomoc w przypadku awarii lub trudności z obsługą systemu. Tutaj ważna jest zarówno pomoc na miejscu, jak i zdalna. Dodatkowo powinieneś mieć możliwość skorzystania z ponownego szkolenia z obsługi przykładowo dla nowego pracownika.
4. Raporty – Każdy dobry system zapewni Ci dostęp do wielu ważnych i potrzebnych raportów w ramach standardowej opcji. Te najlepsze zagwarantują Ci możliwość dokupienia specjalnego modułu, który pozwala na analizę wyników Twojego lokalu w każdym wymiarze.
5. Elastyczny – dobre systemy mają swój szkielet, a dodatki można dopasować do indywidualnych wymagań użytkownika.
6. Opinia użytkowników – nikt nie doradzi Ci lepiej niż inny użytkownik, który ma już doświadczenie w użytkowaniu systemu. Często zdarza się, że jeden użytkownik – lokal gastronomiczny miał już styczność z niejednym oprogramowaniem. Zawsze znajdą się jednak osoby, które mają tendencję do nadmiernej dewaluacji lub wartościowania danego produktu. Dlatego ważne jest, by poznać jak najwięcej opinii.
7. Demo systemu– warto przed zakupem przetestować samodzielnie, by przekonać się czy naprawdę warto zakupić oprogramowanie. Na etapie testów może pojawić się wiele pytań i sugestii do konfiguracji oprogramowania, które ułatwią późniejsze korzystanie z systemu.
8. Magazyn – dobry system powinien pomagać w prowadzeniu ewidencji zapasów. Z jednej strony pomaga uniknąć sytuacji, w której nagle zaczyna brakować jakiegoś ważnego składnika. Z drugiej pozwala prawidłowo planować zakupy, by nie notować strat poprzez psucie się składników zakupionych nadmiarowo. W systemie typu POS z magazynem możesz zawsze sprawdzić ile i jakich składników potrzebnych Ci jest do prawidłowego funkcjonowania lokalu gastronomicznego.