Czym jest program dla gastronomii i co oznacza słowo POS? POS to skrót pochodzący od ang. „Point-of-sale” czyli punkt sprzedaży detalicznej w sklepach i lokalach gastronomicznych. To zintegrowany punkt sprzedaży, na który składa się terminal dotykowy, oprogramowanie do obsługi sprzedaży oraz urządzenia fiskalne. Najczęściej systemy POS stosuje się w sklepach detalicznych, gastronomii (np. bary, kawiarnie, restauracje, pizzerie) oraz w obiektach noclegowych (hotele, motele).
Rozwiązań POS na rynku jest sporo. Bardzo łatwo jest wydać za dużo na rzeczy, których nie będziemy potrzebować. Z drugiej strony, system POS pozbawiony funkcjonalności potrzebnych w naszym biznesie, może i będzie tani, ale nie ułatwi nam biznesu. Czyli w efekcie będzie kosztem, ale już niekoniecznie inwestycją.
Dlatego bardzo się opłaca zlecić analizę przedwdrożeniową. W jej ramach specjaliści przyglądają się wszystkim procesom w firmie, które mogą mieć związek z obsługą i sprzedażą. I analizują, w których momentach system informatyczny może ułatwić pracę, jak zredukować czas pracy pracowników, ile błędów można wyeliminować. A w konsekwencji – ile złotówek można zaoszczędzić. Jeśli koszt nowych rozwiązań jest niższy niż spodziewane korzyści – już wiadomo, że warto zainwestować.
System POS powinien być odpowiednio zintegrowany z narzędziami księgowymi i do zarządzania. Właściciele firm używają systemu POS do analizy historii sprzedaży, kosztów, przepływów i rentowności biznesu. System ułatwia zarządzanie dzięki dodatkowym funkcjonalnościom: szybkim aktualizacjom cen, bazie kontrahentów, czy modułowi inwentaryzacyjnemu.
Zalety systemów POS:
- łatwość stosowania (producenci systemów POS dążą do maksymalnego upraszczania interfejsu – tak, aby operacje przy jego użyciu przebiegały szybko i intuicyjnie),
- szybkość wprowadzania danych (systemy POS obsługują m.in. czytniki kodów kreskowych, dzięki czemu wprowadzanie danych przebiega sprawnie i bez problemów),
- sprawna aktualizacja informacji o produktach, usługach i ich cenach (dzięki masowej aktualizacji, wprowadzenie zmian w opisach czy cenach produktów jest możliwe za pomocą kilku kliknięć),
- szerokie możliwości konfiguracyjne,
- obsługa różnorodnych ścieżek sprzedaży / modeli biznesowych (wiele systemów POS jest w stanie dopasować się do specyfiki konkretnego biznesu – dzięki czemu sprawdzą się zarówno w sklepie, w punkcie fryzjerskim, jak i w restauracji),
- bezpieczeństwo (dzięki minimalizacji czynnika ludzkiego, niwelowane jest ryzyko błędów – np. obliczeniowych, minimalizowane jest ponadto ryzyko nadużyć ze strony personelu),
- wbudowane mechanizmy rozliczeniowe (m.in. automatyczne naliczanie podatku VAT).
Jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie POS dla gastronomii.
- Łatwość użytkowania – jeśli decydujesz się na oprogramowanie typu POS nie decyduj się na pozorne oszczędności typu zastąpienie ekranu dotykowego myszką. W rzeczywistości będzie to utrudnienie, bo dotykowy ekran jest zdecydowanie szybszy w obsłudze, niż obsługa zwykłego monitora za pomocą myszy. Musisz pamiętać również, że każde oprogramowanie typu POS jest elastyczne i dobry dostawca skonfiguruje je tak, że będzie jak najłatwiejsze w obsłudze. Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakupie i konfiguracji, sprawdź na stronie systemy POS.
- Program lojalnościowy – szczegółowe raporty sprzedaży pozwolą Ci sprawdzić, jacy klienci ile wydają w Twoim lokalu. Takich klientów możesz nagrodzić kartą lojalnościową, która pozwala np. na zbieranie punktów i wymianę ich na rabaty czy darmowe dania.
- Wsparcie techniczne – w przypadku problemów z działaniem oprogramowanie gastronomicznego notujesz straty związane z przestojami lokalu. Żaden lokal nie może sobie na to pozwolić. Oprogramowanie nie jest niestety niezawodne, dlatego konieczny jest wybór dostawcy lub producenta, który zapewnia pomoc w przypadku awarii lub trudności z obsługą systemu. Tutaj ważna jest zarówno pomoc na miejscu, jak i zdalna. Dodatkowo powinieneś mieć możliwość skorzystania z ponownego szkolenia z obsługi przykładowo dla nowego pracownika.
- Raporty – Każdy dobry system zapewni Ci dostęp do wielu ważnych i potrzebnych raportów w ramach standardowej opcji. Te najlepsze zagwarantują Ci możliwość dokupienia specjalnego modułu, który pozwala na analizę wyników Twojego lokalu w każdym wymiarze.
- Elastyczny – dobre systemy mają swój szkielet, a dodatki można dopasować do indywidualnych wymagań użytkownika.
- Opinia użytkowników – nikt nie doradzi Ci lepiej niż inny użytkownik, który ma już doświadczenie w użytkowaniu systemu. Często zdarza się, że jeden użytkownik – lokal gastronomiczny miał już styczność z niejednym oprogramowaniem. Zawsze znajdą się jednak osoby, które mają tendencję do nadmiernej dewaluacji lub wartościowania danego produktu. Dlatego ważne jest, by poznać jak najwięcej opinii.
- Demo systemu– warto przed zakupem przetestować samodzielnie, by przekonać się czy naprawdę warto zakupić oprogramowanie. Na etapie testów może pojawić się wiele pytań i sugestii do konfiguracji oprogramowania, które ułatwią późniejsze korzystanie z systemu.
- Magazyn – dobry system powinien pomagać w prowadzeniu ewidencji zapasów. Z jednej strony pomaga uniknąć sytuacji, w której nagle zaczyna brakować jakiegoś ważnego składnika. Z drugiej pozwala prawidłowo planować zakupy, by nie notować strat poprzez psucie się składników zakupionych nadmiarowo. W systemie typu POS z magazynem możesz zawsze sprawdzić ile i jakich składników potrzebnych Ci jest do prawidłowego funkcjonowania lokalu gastronomicznego.